Tổ chức hồ sơ và lịch nghĩa vụ hằng năm

Sau khi thành lập pháp nhân, thông tin doanh nghiệp, chứng từ giao dịch và lịch nộp hồ sơ vẫn cần được quản lý. Không có một lịch nghĩa vụ chung áp dụng cho mọi công ty: bang đăng ký, loại hình, cách vận hành và tình trạng thuế có thể làm thay đổi các mốc cần theo dõi.

Lập lịch cho từng pháp nhân

Tạo bảng gồm cơ quan tiếp nhận, loại hồ sơ, kỳ báo cáo, ngày cần kiểm tra, người phụ trách và trạng thái hoàn thành. SBA lưu ý có bang yêu cầu báo cáo hoặc hồ sơ bổ sung sau đăng ký và doanh nghiệp hoạt động ở nhiều bang có thể phát sinh yêu cầu riêng. Do đó, mốc cụ thể phải đối chiếu với trang chính thức của bang và hồ sơ thực tế.

Giữ chứng từ theo từng kỳ

Sắp xếp tài liệu thành lập, thông tin chủ sở hữu, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ hoạt động và lịch sử trao đổi theo kỳ. IRS Publication 583 trình bày vai trò của việc lưu giữ sổ sách và chứng từ phục vụ nghĩa vụ thuế. Cách lưu và thời hạn áp dụng có thể khác theo loại tài liệu; không nên tự động xóa hồ sơ khi kết thúc một năm.

Phân công rõ trách nhiệm

Ghi rõ việc chủ sở hữu tự thực hiện, việc ECM hỗ trợ chuẩn bị hoặc theo dõi và phần cần chuyển cho đơn vị chuyên môn được cấp phép. Khi thay đổi người phụ trách, cần bàn giao lịch, tài khoản và phiên bản hồ sơ gần nhất để tránh đứt quãng thông tin.

Cập nhật khi doanh nghiệp thay đổi

Việc thay đổi địa chỉ, người quản lý, ngành nghề, thị trường hoặc tài khoản nhận tiền nên được ghi nhận ngay. Trước mỗi kỳ, kiểm tra lại thông tin đã lưu và yêu cầu hiện hành của cơ quan tiếp nhận. Đừng dùng lịch của công ty khác làm lịch mặc định cho doanh nghiệp của mình.